La période des congés payés a démarré, et la question du traitement des repas pendant l’absence des employés du secteur HCR va se poser. Si les salariés sont nourris par l’employeur durant leur période de travail, les repas sont comptabilisés en avantage en nature sur leur bulletin de paye. La tentation est alors, puisque les repas ne sont pas pris durant leurs congés, de verser aux salariés des indemnités repas. Mais est-ce la bonne méthode ? Que précise la convention collective nationale des Hôtels Cafés Restaurants n°1979 ou encore le code du travail sur le sujet ?
Transformer des avantages en nature en indemnités repas durant les congés ne constitue-t-il pas un piège ?
La préoccupation quotidienne des entreprises et des cabinets d’expertise comptable est de réaliser des bulletins de salaire conforme à la réglementation, ne pouvant donner lieu à aucune réclamation de la part des salariés ou de rappel de cotisations sociales, autrement dit à réduire le risque prud’homal et de redressement URSSAF.
Avantage en nature et indemnité repas: quelle différence?
Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?
Un avantage en nature est une prestation fournie par l’employeur au salarié, autre que le salaire en espèces, et qui fait partie de sa rémunération. Il peut s’agir de repas, de logement, de véhicule de fonction, etc. Ces avantages doivent être mentionnés sur le bulletin de paie et sont soumis aux cotisations sociales. Ils représentent une forme de rémunération non-monétaire et doivent être pris en compte pour le calcul des droits sociaux du salarié. Ils sont inclus dans le calcul des congés payés, et sont soumis à l’impôt sur le revenu du salarié.
Quelle différence avec les indemnités repas ?
Les indemnités repas sont des sommes d’argent versées aux salariés pour compenser les frais de repas engagés pendant l’exercice de leur activité professionnelle. Contrairement aux avantages en nature, elles ne sont pas des prestations en nature, mais une compensation financière. Les indemnités repas sont généralement fixées par la convention collective et doivent être déclarées sur le bulletin de paie. Elles sont également soumises à cotisation sociales. En revanche, les indemnités repas ne sont pas à inclure dans le calcul de l’indemnité de congés payés.
Les repas des salariés des Hôtels, Cafés et Restaurants (HCR): une spécificité métier
L’article D3231-13 du code du travail dispose qu’en raison des conditions particulières de leur travail, les salariés des hôtels, cafés, restaurants doivent être nourris par leur employeur ou percevoir une indemnité compensatrice.
Toutefois, cette obligation est soumise à la double condition:
- que l’entreprise soit ouverte à la clientèle au moment des repas,
- que le salarié soit présent au moment desdits repas.
En l’occurrence, pendant ses congés payés, le salarié n’est pas présent, ce qui laisse penser que l’article D3231-13 prévoyant cette obligation de nourriture n’ait pas à s’appliquer.
Comment traiter les repas des salariés du secteur HCR pendant leurs congés payés ?
Le même article D3231-13 du code de travail stipule que les avantages en nature et les indemnités compensatrices sont considérés comme faisant partie du salaire.
En congés payés, il paraît illusoire que le salarié puisse être moins rémunéré que lorsqu’il travaille.
C’est ce que prévoit le code du travail dans son article 3141-23 qui dispose que, pour la fixation de l’indemnité de congé, il est tenu compte des avantages accessoires et des prestations en nature dont le salarié ne continuerait pas à jouir pendant la durée de son congé.
Autrement dit, il n’y a pas lieu de transformer des avantages en nature en indemnités repas durant les congés, mais de prendre en compte les avantages en nature dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés, que ce soit en cas de maintien de salaire ou en cas d’application de la règle du 10ème.
Transformer des avantages en nature en indemnité repas durant les congés: quels risques pour l’employeur (et pour le gestionnaire de paye) ?
A quelque chose près, en termes financiers, les deux options peuvent paraître identiques. Pourtant, du fait des précisions de l’article 3141-23 du code du travail, un rappel de salaires pourrait être réclamé par le salarié si les avantages en nature n’ont pas été inclus dans la base de calcul des congés payés.
L’entreprise aura tout le mal du monde à plaider sa bonne foi : les indemnités repas seraient considérées comme une prime de sujétion. A cela, se rajoute le risque de rappel de cotisations URSSAF qui aurait la même vision.
Il va sans dire que l’entreprise qui sous-traite l’établissement de ses bulletins de salaire à un prestataire serait en droit d’engager la responsabilité du dit prestataire et de lui réclamer des dommages et intérêts sur les tracas causés par des bulletins de salaire erronés.
Il est tout indiqué d’être vigilant pour les prochains bulletins et de vérifier le paramétrage des logiciels de paye qui souvent inclut les avantages en nature (ce qui revient à payer 2 fois les repas, en cas d’application de la mauvaise règle).