Avec la digitalisation des échanges commerciaux et l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire en France, toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures dans un format de facture électronique structuré et conforme. Le choix du bon format est donc stratégique : il impacte à la fois la conformité réglementaire, l’automatisation des processus, et les relations avec vos partenaires commerciaux.
Quels sont les formats de facture électronique autorisés ? Quels sont leurs avantages et leurs limites ? Et surtout, quel format choisir pour vos opérations ? On fait le point.
LES POINTS CLÉS
- Bientôt, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en France.
- Seuls trois formats de facture électronique sont autorisés : UBL 2.1, CII et Factur-X.
- Le choix du format dépend de votre activité, de vos outils (ERP, logiciels comptables) et de vos partenaires commerciaux.
- Tous ces formats doivent être lisibles par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
- Opter pour un format conforme permet de garantir la légalité de vos échanges, d’automatiser votre facturation et de limiter les erreurs.
Les mentions obligatoires sur tous les formats de factures électroniques
Pourquoi se conformer aux formats électroniques ?
Un format de facture électronique est un format structuré et lisible automatiquement par les systèmes informatiques (ERP, PDP, etc). En France, trois formats sont autorisés pour les factures électroniques : UBL et CII et Factur-X. Ces trois formats ont en commun d’être reconnus par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Pour choisir votre PDP, vous pouvez vous rendre sur la liste des PDP autorisées en France.
L’adoption de formats standardisés permet non seulement de garantir la conformité, mais aussi de répondre aux exigences de l’administration fiscale française et de vos partenaires commerciaux. Ces formats permettront notamment de :
- Assurer la conformité légale : les PDP ne peuvent se transmettre entre elles que des factures aux formats autorisés en France ;
- Automatiser les processus : les formats structurés permettent de faciliter le traitement des données de facturation par les ERP ;
- Réduire les erreurs : en limitant la saisie manuelle, on évite les erreurs de transcription et les incohérences dans les factures ;
- Faciliter l’interopérabilité dans l’Union européenne : les factures électroniques françaises pourront répondre aux exigences minimales de tous les Etats membres de l’Union européenne.
Quel format de facture électronique choisir pour vos opérations ?
Le bon format dépend de votre secteur, de votre système d’information, et des attentes de vos clients ou fournisseurs. Voici un comparatif des trois formats de facture électronique autorisés en France.
1. Format UBL 2.1 : une référence industrielle et internationale
Le format UBL 2.1 (Universal Business Language) est utilisé depuis plusieurs années, notamment dans des secteurs industriels spécifiques comme l’automobile ou l’aéronautique, ou les échanges franco-américains. Ce format structuré permet de transmettre des informations précises et détaillées et repose sur un fichier XML structuré très complet.
Les avantages du format UBL 2.1 :
- Il contient toutes les mentions obligatoires sur factures selon la norme EN16391;
- Il contient toutes les mentions obligatoires sur factures en France ;
- Il permet jusqu’à 2000 mentions facultatives utiles tels que les numéros des bons de commande ou les numéros de conteneurs maritimes.
- Interopérable à l’international
Les inconvénients du format UBL 2.1 :
- Il n’existe pas de fichier PDF lié au fichier XML. En l’état, il n’est donc pas lisible par les humains.
2. CII : une référence pour les grandes entreprises
Le format de facture CII (Cross Industry Invoice) est un fichier de données XML, permettant une lecture par vos PDP et les ERP capables de les lire. Il est conçu pour répondre aux besoins de traitement automatissé dans des secteurs comme le e-commerce ou les grandes chaînes de distribution.
Les avantages du format CII :
- Il contient toutes les mentions obligatoires selon la norme EN16391 ;
- Il contient toutes les mentions obligatoires en France ;
- Il permet jusqu’à 2000 mentions facultatives utiles tels que des mentions exhaustives concernant les clients.
- Compatible avec de nombreux ERP.
Les inconvénients du format CII :
- Il n’existe pas de fichier PDF lié au fichier XML. En l’état, il n’est donc pas lisible par les humains.
3. Format Factur-X : une solution hybride et pratique
Factur-X est un format franco-allemand hybride : il combine un fichier de données XML intégrées (lisible par une machine) et un fichier PDF/A-3 (lisible par l’humain). C’est le format de facture électronique le plus accesible pour les TPE/PME, puis que la facture originale est constituée du fichier PDF dans son ensemble, et du fichier de données structurées derrière.
Les avantages du format Factur-X :
- Il contient toutes les mentions obligatoires selon la norme EN16391 ;
- Il contient toutes les mentions obligatoires en France ;
- Lisible par tous : la facture PDF contient toutes les données visibles.
- Le format Factur-X possède un équivalent en Allemagne : le format Zugferd 2.3.2 facilitant les échanges franco-allemands.
Les inconvénients du format Factur-X :
- Le nombre de données est limité (par rapport aux formats UBL et CII) ;
- Le risque de désynchronisation est fort si le fichier est mal généré. Il faut s’assurer d’avoir un fichier PDF qui contient exactement toutes les informations du fichier XML.
| Format | Type de fichier | Points forts | Limites | Idéal pour… |
|---|---|---|---|---|
| UBL 2.1 | XML | Très complet, international | Pas lisible humainement | Industries, flux internationaux |
| CII | XML | Adapté aux ERP, très structuré | Pas lisible humainement | E-commerce, grands groupes |
| Factur-X | PDF + XML | Lisible humainement, facile d’accès | Moins de champs, risques de désynchronisation | TPE/PME, franco-allemand |
