La Piste d’Audit Fiable (PAF) est-elle nécessaire avec la facturation électronique ?

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable (PAF) et comment la préparer ?

Depuis la mise à jour du BOFIP le 18 octobre 2013 et la transposition de la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010, une facture peut être émise au format papier, PDF, ou électronique. Cette mesure est entrée en vigueur en France au 1er janvier 2014.
Quel que soit son format, pour être valable la facture doit comporter un certain nombre de mentions et la société émettrice doit être en mesure d’assurer à tout moment:

• l’authenticité de l’origine de la facture (l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture)
• l’intégrité du contenu de la facture (le fait que le contenu n’ait pas été modifié)
• sa lisibilité par un être humain.

Pour attester de l’authenticité, de l’intégrité et de la lisibilité de la facture, les entreprises ont trois options :

• émettre les factures au format EDI fiscal (échange de données informatisées) ;
• émettre les factures avec une signature électronique avec un certificat de niveau RGS 2 étoiles (référentiel général de sécurité) ;
• mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) documentée et permanente.

La doctrine fiscale française au sein du BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 précise :

« Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles qu’il doit mettre en place pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues ».

Pour déterminer le degré de contrôle à mettre en place, il est nécessaire de tenir compte des critères suivants :

• La taille de l’entreprise.
• La nature de l’activité.
• Les systèmes d’informations.
• La volumétrie des factures.

In fine, le but est pour les micro, les petites et moyennes comme les grandes entreprises de garantir :

• L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures ;
• La fiabilité du système d’émission, de transmission et de réception des factures ;
• L’effectivité de la réalisation de la livraison de bien ou de la prestation de services objet de la facture émise.

Dans tous les cas, la Piste d’Audit Fiable (PAF) doit être préparée sous trois angles :

• Une description des processus “order to cash et buyer to cash”: modalités de prise, traitement, préparation, expédition et livraison des commandes ainsi que la facturation et l’encaissement/décaissement.
• Une description des contrôles mis en œuvre en interne pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.
• La preuve que les contrôles sont effectivement réalisés.

La facturation électronique bientôt obligatoire

Suite à la publication du rapport « TVA à l’ère du digital » par la DGFIP, le gouvernement a publié un amendement à la loi de finance pour 2021 pour généraliser le recours à la facturation électronique.

La facture électronique deviendra progressivement obligatoire en France à partir du 1er juillet 2024.
Dès le 1er juillet 2024 :

• Toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures dématérialisées ;
• Les grandes entreprises devront être en mesure d’émettre des factures dématérialisées ;

Dès le 1er janvier 2025, les entreprises de tailles intermédiaires devront être en mesure d’émettre des factures dématérialisées.
Dès le 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises ainsi que les micros entreprises seront dans l’obligation d’émettre des factures dématérialisées.

Progressivement, les entreprises ne pourront plus transmettre de factures au format papier ou PDF. Les entreprises devront émettre/recevoir des factures électroniques structurées selon les normes EDI via des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDF) de la DGFIP ou via le Portail Public de Facturation.

La généralisation de la facturation électronique, la fin de la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?

La règle demeure la même qu’avant la généralisation de la facturation électronique: les entreprises doivent établir une Piste d’Audit Fiable (PAF) dès lors qu’elles émettent ou reçoivent en B2B des factures ne répondant pas aux normes EDI fiscal ou avec une signature sécurisée.
Ce passage des factures en format numérique (EDI, xml) n’entraine pas, de facto, la disparition de la Piste d’Audit Fiable. En effet, la plupart des messages structurés (EDI), ne répondent pas aux normes de l’EDI fiscal et ne sont par conséquent pas couvert par l’exemption de la tenue d’une PAF.

Pour qu’un message au format structuré (EDI) soit considéré comme de l’EDI au sens fiscal et plus particulièrement de la réglementation relative à la Piste d’Audit Fiable, il faut que les fonctionnalités suivantes soient incluses :

• Une liste récapitulatif incluant: numéro et date de la facture, la date et l’heure de la constitution du message, les montants HT et TTC de la transaction, les éléments d’identification de l’émetteur et la version du logiciel utilisé.
• Un fichier des partenaires reprenant: noms/dénominations et adresses, la qualité d’émetteur/récepteur, la date d’entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire et éventuellement la date de sortie.

Dès lors, toutes les entreprises dans l’une ou l’autre des situations suivantes doivent toujours établir une Piste d’Audit Fiable (PAF) :

• Les entreprises qui reçoivent d’un ou plusieurs fournisseurs/prestataires des factures ne respectant pas le format EDI fiscal ou avec une signature sécurisée.
• Les entreprises qui n’émettent pas de factures au format EDI fiscal ou avec une signature qualifiée.

Risques encourus en l’absence de Piste d’Audit Fiable (PAF)

Les entreprises qui n’établissent pas leur Piste d’Audit Fiable encourent :

• • Un rejet de la déductibilité de la TVA sur les factures d’achat.
  • Une remise en cause des factures émises HT en vertu d’une exonération de TVA (TVA non collectée réclamée par l’administration fiscale).
  • Une amende de 50% de la transaction ramenée à 5% si l’entreprise apporte la preuve qu’elle a correctement comptabilisée. Le montant de l’amende est plafonné à 375.000 euros par exercice ou à 37.500 euros lorsque la transaction a été comptabilisée.
  • 15 euros par omission ou inexactitude sur la facture sans que le total ne puisse dépasser 25% de la valeur de la transaction.

« À l’horizon 2024, nous entrons dans l’ère électronique avec une généralisation de l’émission des factures au format électronique et une validation fiscale par le biais de la Piste d’Audit Fiable. N’attendez plus, préparez votre Piste d’Audit Fiable ! »