Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable (PAF) et comment la préparer ?
Depuis la mise à jour du BOFIP le 18 octobre 2013 et la transposition de la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010, une facture peut être émise au format papier, PDF, ou électronique. Cette mesure est entrée en vigueur en France au 1er janvier 2014.
Quel que soit son format, pour être valable la facture doit comporter un certain nombre de mentions et la société émettrice doit être en mesure d’assurer à tout moment:
- l’authenticité de l’origine de la facture (l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture)
- l’intégrité du contenu de la facture (le fait que le contenu n’ait pas été modifié)
- sa lisibilité par un être humain.
Pour attester de l’authenticité, de l’intégrité et de la lisibilité de la facture, les entreprises ont trois options :
- émettre les factures au format EDI fiscal (échange de données informatisées) ;
- émettre les factures avec une signature électronique avec un certificat de niveau RGS 2 étoiles (référentiel général de sécurité) ;
- mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) documentée et permanente.
La doctrine fiscale française au sein du BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 précise :
« Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens des contrôles qu’il doit mettre en place pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues ».
Pour déterminer le degré de contrôle à mettre en place, il est nécessaire de tenir compte des critères suivants :
- La taille de l’entreprise.
- La nature de l’activité.
- Les systèmes d’informations.
- La volumétrie des factures.
In fine, le but est pour les micro, les petites et moyennes comme les grandes entreprises de garantir :
- L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures ;
- La fiabilité du système d’émission, de transmission et de réception des factures ;
- L’effectivité de la réalisation de la livraison de bien ou de la prestation de services objet de la facture émise.
Dans tous les cas, la Piste d’Audit Fiable (PAF) doit être préparée sous trois angles :
- Une description des processus “order to cash et buyer to cash”: modalités de prise, traitement, préparation, expédition et livraison des commandes ainsi que la facturation et l’encaissement/décaissement.
- Une description des contrôles mis en œuvre en interne pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.
- La preuve que les contrôles sont effectivement réalisés.