Quels sont les documents indispensables pour une déclaration en douane réussie ?

Lorsque vous vous engagez dans le commerce international, que ce soit pour importer ou exporter des biens, la déclaration en douane est une étape . Elle permet de respecter les réglementations fiscales, commerciales et douanières des pays concernés, et d’éviter des sanctions, des retards ou des frais imprévus. Cinq documents sont nécessaires pour garantir une déclaration en douane réussie : ils sont utilisés pour prouver la valeur des biens, leur origine, leur classification tarifaire, et pour justifier leur conformité aux exigences légales.

1. La Facture Commerciale

La facture commerciale est sans doute l’un des documents les plus importants pour une déclaration en douane réussie. C’est un document obligatoire à présenter lors du dédouanement dès lors que le flux de marchandises est lié à une transaction.

En revanche, en l’absence de transaction commerciale (flux de « marchandises gratuites » comme des échantillons ou des flux SAV), il convient de présenter une customs invoice.

Les factures émises en France doivent comporter toutes les mentions obligatoires prévues par le CGI et le Code de commerce.

Informations recommandées :

  • Description détaillée des marchandises (nom, nature, quantité, code douanier),
  • Valeur unitaire et valeur totale des marchandises,
  • Pays d’origine des marchandises,
  • Conditions de vente (Incoterms),

La facture doit être exacte et complète. Toute omission ou erreur pourrait entraîner des retards dans le traitement de la déclaration, voire des amendes.

2. Le Document de Transport (Connaissement ou Lettre de Transport Aérien)

Le document de transport, comme le connaissement (Bill of Lading) pour le transport maritime ou la lettre de transport aérien (Air Waybill) pour le transport aérien, sert notamment de preuve de la livraison des marchandises. Il identifie le transporteur, les points de départ et d’arrivée, ainsi que les modalités de livraison.

Pourquoi est-ce important ? 

Le document de transport constitue un moyen de contrôler les quantités et les poids des marchandises mais il est également reconnu comme preuve alternative pour justifier d’une vente en HT.

3. Le Certificat d’Origine

Le certificat d’origine est un document qui atteste du pays de fabrication des marchandises au titre de l’origine non préférentielle.

À l’import, cette origine non préférentielle permet de connaitre si des droits anti-dumping ou des quotas sont appliqués à une marchandise donné par exemple.

À l’export, certains pays à destination exigent ce certificat d’origine pour des raisons de statiques du commerce international mais également pour l’application des mesures de politique commerciale locales.

4. La Liste de Colisage (Packing List)

La liste de colisage est un document qui répertorie tous les colis contenus dans un envoi. Ce document est utilisé pour vérifier les quantités, les types et les descriptions des marchandises. Il aide les autorités douanières et les entreprises de transport à s’assurer que les articles expédiés correspondent à ce qui est déclaré sur la facture commerciale et le document de transport.

Contenu typique d’une liste de colisage :

  • Nombre de colis,
  • Poids brut et net de chaque colis,
  • Dimensions des colis,
  • Description des marchandises par colis.

En cas de contrôle, la liste de colisage sert de référence pour s’assurer que tout est conforme à la déclaration en douane.

5. Les documents d’ordre publiques (DOP)

Certains produits sensibles, tels que des aliments, des médicaments ou des équipements électroniques nécessitent un certificat de conformité ou un certificat d’inspection, ou des licences, avant d’être importés ou exportés. Ce document confirme que les marchandises respectent les obligations réglementaires exigées par le pays d’importation.

Exemples de certificats requis :

  • Certificat sanitaire pour les produits alimentaires,
  • Certificat de conformité CE pour les produits électroniques destinés à l’UE,
  • Certificat phytosanitaire pour les produits agricoles.

Les autorités douanières utilisent ces certificats pour vérifier que les marchandises respectent les réglementations locales, et que leur importation ne présente pas de risques.

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Comment éviter les erreurs lors de la déclaration en douane ?

  • Bien comprendre les exigences douanières : informez-vous sur les règles spécifiques au pays de destination pour éviter les erreurs de conformité. Vous pouvez devenir un expert de l’import-export en suivant la formation formalités de douane.
  • Être précis et complet dans la description des marchandises : indiquez une description détaillée pour éviter les ambiguïtés.
  • Vérifier les codes de classification tarifaire (codes SH) : assurez-vous que les codes utilisés correspondent aux produits déclarés.
  • Indiquer la valeur correcte des marchandises : incluez tous les coûts pertinents, comme le transport et l’assurance, dans la déclaration.
  • Respecter les réglementations sur les restrictions et interdictions : vérifiez si les marchandises transportées sont soumises à des restrictions spécifiques.
  • Garder des preuves de l’origine des marchandises : assurez-vous de garder les certificats d’origine et autres documents nécessaires pour justifier la provenance des produits.
  • Tenir compte des délais et des documents nécessaires : anticipez les échéances et assurez-vous d’avoir tous les documents à temps pour éviter les retards.

La déclaration en douane est un processus complexe qui nécessite la préparation et la soumission de documents précis et détaillés. En disposant de tous les documents, vous garantissez que vos envois traversent les frontières en toute fluidité. En cas de doute, il est souvent conseillé de faire appel à un professionnel de la logistique ou un courtier en douane pour vous accompagner dans ces démarches et garantir que vos déclarations en douane soient faites dans les règles.

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