Facture commerciale, customs invoice, proforma: connaissez-vous le rôle spécifique de chacun de ces documents? Ils sont essentiels pour assurer la conformité de vos opérations internationales, et un passage fluide aux frontières: sachez choisir le bon et éditer les mentions correctes, selon le contexte de vos opérations.
Facture commerciale et customs invoice / facture proforma: définitions
La facture commerciale
La facture commerciale est un document légal et comptable essentiel dans les transactions commerciales internationales. Elle détaille précisément les biens fournis par le vendeur à l’acheteur.
Conformément à l’article 145 du « Règlement d’Exécution Communautaire » (REC), la facture est requise lorsqu’il y a une valeur transactionnelle clairement établie, c’est-à-dire un prix effectivement payé ou à payer lors de l’importation ou de l’exportation des marchandises.
En plus des informations obligatoires, il est recommandé d’inclure des éléments spécifiques aux douanes comme l’Incoterm®, le lieu de destination désigné, les codes douaniers et l’origine des marchandises.
La customs invoice / proforma
La customs invoice (parfois appelée à tort proforma) quant à elle présente souvent tous les éléments d’une facture ordinaire et originale, mais n’est pas prise en compte dans la comptabilité et ne correspondant à aucun paiement. La customs invoice peut s’apparenter à une facture provisoire.
Dans la réalité, la plupart des entreprises qui doivent mettre une valeur à l’import ou l’export de marchandises sans paiement le font sur ce qu’elles appellent une proforma. Bien que le format soit identique, il est préférable de nommer ce document customs invoice plutôt que proforma, car certaines douanes refusent ce dernier terme. En effet, une proforma correspond à une facture provisoire ou à un devis. Or, pour des produits gratuits, il n’y aura pas de paiement correspondant :par conséquent le terme de proforma est inapproprié.
Facture commerciale, customs invoice / proforma… quel document utiliser dans quelles circonstances ?
Pour choisir le bon document en fonction de la situation, il est essentiel de comprendre les implications de chaque type de document.
1e cas: je paye ou je vends les marchandises : j’utilise une facture commerciale
Comme indiqué à l’article 145 du REC, la facture commerciale est requise comme document d’accompagnement de la déclaration en douane, en cas de vente ou d’achat de la marchandise importée ou exportée, et si sa valeur transactionnelle peut être retenue. La valeur transactionnelle signifie que la marchandise concernée par le dédouanement a fait l’objet d’une vente permettant de déterminer le « prix effectivement payé ou à payer » au moment de l’importation ou de l’exportation des marchandises.
Autrement dit, si j’achète ou je vends une marchandise (sous réserve de vérifier les éventuels ajustements de prix), il conviendra de présenter la facture commerciale se rapportant à cette transaction au moment du dédouanement des marchandises concernées. Outre les mentions obligatoires, il est conseillé d’y rajouter quelques éléments « douaniers » comme l’Incoterm®+le lieu désigné, le(s) code(s) douanier(s) et l’origine des marchandises.
2nd cas : je ne paye pas ou je ne vends pas mes marchandises: j’utilise une customs invoice
À l’inverse, si j’exporte des « gratuits » (comme des échantillons, des marchandises pour réparation…), il n’y a pas de vente ou d’achat pour ce flux de marchandise qui n’appelle pas non plus de paiement. Mais au regard de la réglementation douanière, cette marchandise « gratuite » a une valeur qu’il convient d’évaluer selon les méthodes secondaires reprises à l’article 74 du Code Douanier de l’Union (CDU).
Dans ce cas-là, il convient de présenter une facture pour douane (ou customs invoice ou shipping invoice) qui reprend la valeur estimée des biens gratuits exportés ou importés et en précisant les éléments suivants : « no commercial value – no payment – customs value only ….€ ». Certains utilisent le terme de proforma, bien qu’il soit inapproprié (voir ci-dessus).
